Doręczenia elektroniczne w postępowaniu cywilnym z użyciem portalu informacyjnego już od początku lipca 2021

Informacja o uchwalonych zmianach ustawowych nakładających nowe obowiązki na radców prawnych w zakresie dotyczącym: - doręczenia pism sądowych radcy prawnemu w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe a w razie braku takiej możliwości, poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym, oraz - obowiązku podania adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu do kontaktu z sądem w pierwszym piśmie procesowym.

W dniach 27 maja oraz 15 czerwca 2021r. informowaliśmy na naszej stronie internetowej w zakładce Aktualności, o obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz o projekcie wydłużającym vacatio legis ww. ustawy. Ustawa o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych została uchwalona przez Sejm w dniu 15 czerwca 2021r.

Obowiązek, o którym informujemy teraz jest niezależny od tego, który wynika z oczekującej na wejście w życie ustawy z dnia 18 listopada 2020r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. 2020 poz. 2320 oraz z 2021 r. poz. 72 i 802) i wynika z ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw z dnia 28 maja 2021r., która została opublikowana dnia 18 czerwca 2021r. (Dz.U. z 2021r. poz. 1090) i wchodzi w życie 14 dni od dnia ogłoszenia („ustawa”).

Uchwalone zmiany nie wynikają jednak z tytułowej zmiany przepisów Kodeksu Postępowania Cywilnego, lecz ze zmiany ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 1842, z późn. zm.) („ustawa covidowa”), Zwracamy uwagę na dodany do ustawy covidowej m.in. przepis art. 15zzs(9), wprowadzający zmiany na okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich.

Adres poczty elektronicznej i numer telefonu radcy prawnego w piśmie procesowym

Nowa regulacja nakłada na radcę prawnego obowiązek, aby w pierwszym piśmie procesowym wnoszonym przez radcę prawnego podał adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu przeznaczone do kontaktu z sądem. Obowiązek ten stosuje się także do pism procesowych wnoszonych w sprawie po dniu wejścia w życie ustawy gdyż przepisy ustawy dotyczą postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy (art. 6 ust. 1 i ust. 3 ustawy). Niewykonanie tego obowiązku stanowi brak formalny pisma.

Doręczenie elektroniczne pisma sądowego

Dla profesjonalnych pełnomocników szczególnie istotne jest, że na podstawie art. 15zzs⁹ ust. 2 ustawy covidowej, sąd doręczy radcy prawnemu (także adwokatowi, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej) pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu. Użycia portalu informacyjnego do doręczeń pism procesowych spodziewajmy się od początku lipca 2021. Nie jest to jednak jedyny sposób możliwego doręczenia pisma sądowego do radcy prawnego. Doręczenie poprzez umieszczenie na portalu informacyjnym będzie miało miejsce w braku możliwości wykorzystania „systemu informacyjnego obsługującego postępowanie sądowe” (art. 15zzs⁹ ust. 2 ustawy covidowej). Działanie takiego systemu jest oczekiwane w związku ze spodziewanym wejściem w życie w dniu 1 lipca 2021 r. elektronicznych postępowań rejestrowych, na podstawie znowelizowanej ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997r.

Ustawa przewiduje, że datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. Co istotne przewiduje fikcję doręczenia stanowiąc, że w przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym.

Zgodnie z przepisem art. 15zzs⁹ ust. 4 ustawy covidowej doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w Kodeksie postępowania cywilnego właściwe dla doręczenia pisma sądowego.

Ustawa przewiduje, że możliwe będzie odstąpienie od doręczania pism za pośrednictwem portalu informacyjnego, na podstawie zarządzenia przewodniczącego o odstąpieniu od doręczenia pisma w ten sposób, jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma.

Doręczenie elektroniczne w portalu informacyjnym stosuje się do postępowań wszczętych i niezakończonych przez dniem wejścia w życie ustawy (art. 6 ustawy).

Zapoznanie się przez odbiorcę z pismem na portalu informacyjnym – uwagi

Z ustawy nie wynika, kiedy formalnie następuje zapoznanie się z pismem umieszczonym na portalu. Zwracamy uwagę na istniejącą funkcjonalność portalu informacyjnego – w zakładce „dokumenty” możliwe jest pobranie dokumentu (Pobierz (DOC) lub Pobierz (PDF)). System odnotowuje datę dzienną oraz godzinę pobrania w funkcjonalności pn. Szczegóły, zamieszczając informację o „użytkowniku”, „loginie” oraz „dacie odczytania/pobrania”. W ocenie Komisji ds. nowych technologii, opartej o analizę dostępnych użytkownikom tego portalu funkcjonalności systemu, można dziś przypuszczać, że data odczytania/pobrania odzwierciedla datę zapoznania się a co za tym idzie będzie datą doręczenia. W razie uzyskania informacji, które mogłyby potwierdzić lub zaprzeczyć przedstawionej ocenie, będziemy informować na bieżąco.

W powyższej informacji przedstawiliśmy tylko wybrane fragmenty ustawy. Zmiany dotyczą także innych sfer funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości. Całość dostępna https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2021/1090

r.pr. Katarzyna Palka-Bartoszek

Wicedziekan Rady OIRP w Katowicach

Komisja do spraw nowych technologii Rady OIRP w Katowicach

ZAŁĄCZNIKI: